インボイス、電子帳簿保存法の対応で経理スタッフの負担が増える為、職員の増員の要望が出ています。どのような対応をすれば良いでしょうか。

インボイス、電子帳簿保存法の対応で、経理スタッフの増員を行う事は、病院の利益率を圧迫するだけです。このタイミングで、経理業務を抜本的に見直す事で、経理部門のトータルコストを圧縮させる考え方が必要と考えます。
アナログの業務をデジタル化し、非効率な業務の進め方や不要な業務を抜本的に見直す事で、どの医療機関もトータルコストの圧縮が可能と考えています。

経理DXに向けて何から着手をすれば良いでしょうか。

何かのシステムやソフトを入れるだけでは、抜本的な見直しにはつながりません。
ただ、強いて申し上げると、会計業務の軸となるのは会計ソフトです。その会計ソフトが他のシステムやソフトと連携性・連動性があり、自動化できるかどうかで、業務の組立てが大きく変わります。
会計ソフトの見直しも含めて、非効率な業務の洗い出しを行う事が第一ステップです。

病院の経理DXの主な内容を教えて下さい。

システム紹介が目的ではなく、当院の現状とニーズにマッチする導入支援を行います。
以下は主だった内容です。

①会計ソフトの見直しの選定と導入支援
入出金データの自動取込みとAI機能による仕訳登録がポイント
API連携による効率化の為の設定を行います

②受取請求書のデータ読み取りシステムの選定と導入支援
受取請求書をAI-OCRを用いて自動読み取りを行い、仕訳の自動生成と支払い口座の自動登録がポイント
紙の請求書からPDFの請求書への切替えの案内
業務フローの見直しと会計ソフトへの連動と導入支援を行います

③領収書やレシートの読取システムの導入支援
スキャナーでPDFデータに変換した後に、AI-OCRを用いて自動読み取りを行い、仕訳の自動生成とインボイスの事業者登録の自動確認がポイント
業務フローの見直しと会計ソフトへの連動と導入支援を行います。

④RPA導入支援
単純業務をRPAに置き換え、夜間や隙間時間等に自動処理がポイント
業務フローの見直しと、会計ソフトへの連動と導入支援を行います。

⑤経費精算システムの導入
立替え経費を法人カードや経費精算システムを用いた運用がポイント
業務フローの見直しと、会計ソフトへの連動と導入支援を行います

会計事務所の変更を考えていませんが、経理DXコンサルの支援していただく事は可能でしょうか。

コンサル業務として経理DXを受諾していますので、会計事務所の変更が条件ではございませんので、ご安心下さい。

経理スタッフの採用がうまく進まない為、経理業務を効率化し、パートスタッフで業務を組み立てる事は可能でしょうか。

従来の業務を踏襲する事が前提であれば難しいですが、経理のアウトソーシングと合わせて新たな仕組みを導入する場合は、限られた時間のパートスタッフの方で組み立てが可能なケースもございます。

経理業務には作業ベースの業務が多くあるように思います。単純業務を効率化させることができないでしょうか。

経理業務から単純業務を無くす事が我々のテーマの一つでもあります。反復した単純業務は自動化・連携化・RPAの導入で、極力業務を減らす仕組み作りを行っています。

具体的には、業務をシンプルに整理して新たな仕組みやRPAの導入の有無も含め、コストパフォーマンスを意識しながらご支援を行っています。弊社は、ベンダーや代理店のように商品を販売する事が目的ではなく、病院の経理業務の品質と生産性を向上させ地域医療に貢献する事をテーマとしています。

財務部門が試算表の作成と支払業務に追われて、求めている業務ができていません。財務部門の業務改善のコンサルをお願いできるでしょうか。

試算表の作成と支払業務はミスなく効率的に行う事は当然の事、未来に向けた情報発信が財務部門の本来の役割です。
何に時間がかかっているかを確認し、非効率な業務を抜本的に見直す事の支援を行っています。その為には、全てが従来のままという訳にはいかない為、何を変えて良くて、何は変えてはいけないかをしっかりとミーティングを行い、経理DXコンサルで財務部門のスタッフが時間を確保できるようにしたうえで、本来の財務部門の業務支援まで行います。

立替経費の精算に時間がかかり、トラブルもあるようです。スムーズな経理処理方法をアドバイスお願い致します。

立替経費を現金で職員に精算をしていては、時間ばかりかかってしまい生産性が向上しません。 例えば、対外業務が多い理事長や事務長、看護部長のように特定のスタッフの立替経費であれば、法人カード（法人のクレジットカード）を貸与する事も方法の一つです。また、経費精算のソフトを用いれば、スマホで領収書の写真をとれば、事前に登録した銀行口座に支払いも可能で会計ソフトへの仕訳にも連動します。

状況に応じた仕組みをご提案致します。

取引業者から紙の請求書からメールやURLからダウンロード方式に変更依頼が届いています。今後も紙の請求書をリクエストした場合は追加の費用負担を求められるケースもあります。どのように対応をしたら良いでしょうか。

インボイスや電子帳簿保存法の法改正を機に、紙の請求書からデジタル化が医療業界にも加速度的に進むと考えられます。他業界ではすでにデジタル化が主流になっている業界もあります。
法改正が経理業務の効率化を後押ししている為、この流れは止まらないばかりではなく、この流れに応じた経理の仕組み作りを再構築する事が求められています。

受取請求書の対応だけを考えるのではなく、経理業務の抜本的な業務の見直しのチャンスととらえ、請求書のPDFまたはデジタルインボイスに対応したシステムを導入し、支払業務と会計業務の効率化を推進する事を推奨いたします。
ただし、病院の状況に応じたシステム導入をしなければ、費用だけがかかり意味がない事も考えられるため、どの業者のどのシステムを導入するかは弊社のように病院専門の経理DXを推進している会社に相談する事をお勧め致します。

納品書や請求書や領収書等、紙の書類が多くあります。院内には限られた保管スペースしかない為、困っています。会計事務所からは7年保存が必要な為、破棄する場合は自己責任と言われます。他の病院はどのようにしているでしょうか。

電子帳簿保存法の施行によりデジタル保存が可能となり、病院の限られたスペース問題が大きく解消に向けて前進しています。
法律に準拠したシステムを導入する事で、新たなサーバーの設置は不要ですし、データ保存方法に頭を悩ませる必要もありません。

業務効率を目的にシステム導入をされるお客様以外に、紙の請求書等の保管スペースの問題を解消する為に、システム導入を行われる事務長が意外に多くいらっしゃる事が弊社にとって予想外の結果でした。

会計業務を俯瞰した中で、紙保存からデータ保存に進まれる事を推奨致します。

会計ソフトの年間使用料が高い事が気になっていますが、会計事務所が推奨する会計ソフトの為、やむを得ず使用しています。また、会計ソフトは外部連携機能が弱い為、二度手間な業務が多くあるように思えています。どのように考えれば良いでしょうか。

会計ソフトはクラウド型が主流になりつつあり、それに伴い、外部連携（API連携）機能がオープンになっています。また、会計ソフトの使用料は各段に安価になっています。

経理業務をどのように方向づけるかで会計ソフトの選択の幅が広がると同時に、会計事務所に何を求めるかによってもさらに選択肢の幅が広がる事もあります。

病院の利益率が上がる事は考えづらい為、現場をバックアップする管理部門の固定費が硬直化する事は避けたいところです。

法改正のタイミングが、業務の見直しのタイミングと考える事務長が多くなっています。

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