経理業務のアウトソーシングの業務内容やご相談からアウトソーシングが安定するまでの流れについて、イメージが分からない為に問い合わせをする事に二の足を踏まれている方がいらっしゃる為、弊社の場合の流れと概要を記載致します。

1.経理アウトソーシングのサービス内容

・試算表の作成

・固定資産台帳　兼　減価償却計算書への登録

・試算表を作成する為に補完的に作成する各種資料

・取引先への支払業務

※スタッフの派遣は行っていません

（スタッフの派遣はお客様の費用負担額が増加する為）

2.初期相談

ホームページのお問い合わせページからご相談をいただく事がスタートです。詳細に記載いただく必要はなく、ご連絡先のみを記載いただいてもOKです。

お問い合わせをいただければ、遅くとも翌日にはご連絡を行い、具体的なお困りごとの内容や状況、弊社のサービス内容をご説明する為にアポイントの調整を行います。

具体的な相談をご希望の場合は、弊社スタッフが病院に訪問し状況をヒアリングします。また、必要に応じてファイリング状況や資料やデータの有無を確認し、どのような組み立てがベストかであるか打合せを行います。弊社はご契約前の訪問にかかる交通費等は全国どこであっても一切無料としています。また、ご契約を締結するまではお費用をいただくことはありません。弊社をご利用いただくかどうかは別として、理事長や事務長の困りごとやお悩みを早いタイミングで解消できる可能性がある事と安心していただく事を初期訪問の目的としている為です。

一刻も早く相談をしたいお客様は、Webミーティングﾞで1時間程度の打合せ時間をオンタイムの時間以外にも、朝一番の時間やお昼休みの時間、夕方以降のお時間を含めて、理事長や事務長のご都合の宜しいタイミングで調整を行います。

その際に、どの業務をいつからご支援が必要かを確認し、スピード感を持って具体的なご提案内容とご提案日について、ご提示を行うようにしています。

また、弊社では会計ソフトは「マネーフォワードクラウド会計」、債務支払ソフトは「バクラク」のみとしています。それは、利用料金がリーズナブルである事と合わせて、使用するソフトを限定する事で業務品質と業務効率化を高め、結果的に料金面で、お客様のご負担を軽減する為です。

3.ご提案

ご提案時には、ご提案書を作成しご提供可能な業務内容と必要に応じてデモを行い、お客様に今後行っていただく役割と弊社が行う業務についてイメージのすり合わせをしっかりと行います。

お客様に担っていただく役割は、主に以下の内容です。

・現金の入出金の管理とエクセルで現金出納帳の入力

・取引業者さんから届く請求書を弊社に送付

・取引業者さんにお支払いする為、ネットバンキングで総合振込の最終承認

・医事課から売上に関する窓口日報や売上総括表等のデータのアップロード

・人事部から事業別・職種別の給与データのアップロード

弊社では、アウトソーシング業務は固定業務とスポット業務に分け、スポット業務をオプションとして選択をしていただけるようにご提示をしています。これは業務の不透明感を無くし、業務の漏れや抜けを防止し認識違いを無くす為です。

最近の傾向は、税務顧問と経理アウトソーシングをセットでご依頼いただくケースがほとんどですが、弊社は税務顧問を必ずしもセットしなければならないという事ではありません。顧問税理士との関係性やタイミング等についてご心配される事もある為です。

初期相談から提案まではアポイントの調整が1週間から3週間程度かかります。

4.契約締結

お客様の状況に応じて、スクランブル対応が必要な際は、スポット契約としてすぐに着手する事もありますが、通常の流れはアウトソーシング業務の内容と金額について弊社の定型的な契約書に記載し、双方の押印が整った後、アウトソーシング業務をスタートします。 契約手続きには2週間前後かかる事もあります。

5.導入支援と運用開始

ご契約後、導入支援から運用開始まで2週間～1か月程度の期間が必要です。

アウトソーシング業務を進める為に、現状の経理業務と関連部署の業務フローの確認を行います。その後に、どの資料をいつまでに誰が担当でアップロードを行なうかを記載した一覧表をスプレッドシートで共有し、双方が書き込みできるようにしています。

具体的な導入準備で、1stステップはマネーフォワードクラウド会計と取引金融機関をAPI連携の設定を行う事です。

病院や介護事業の商慣行を理解した上で、過去の仕訳日記帳から仕訳の流れを把握し、仕訳登録をマネーフォワードクラウド会計に行います。この仕訳登録の設定数と設定レベルが業務品質に直結する為、このフェーズが最重要ポイントです。マネーフォワードクラウド会計を導入する事が経理DXと勘違いしている同業他社が多い事にご留意ください。

2ndステップは、月末の取引先への支払業務についてです。医療業界では取引業者から紙で届く請求書の割合は90％前後です。紙の請求書からデジタル請求書に移行案内を行い3か月間でデジタル請求書への移行が60％以上進む事が弊社では、今後の業務がスムーズに進むかどうかのバロメーターとしています。

デジタル請求書への移行案内を発送する事と合わせて、口座振替が可能な取引先は口座振替の手続きを行います。総合振込の登録件数は少なければ少ないほど、確認の為の時間と振込手数料を削減することが出来ます。

ただ、努力をしてもどうしても紙の請求書が残ります。紙で届く請求書について、弊社ではブックスキャナーをお客様に購入していただき、それを用いてPDF化しデータのアップロードの依頼をしています。ブックスキャナーを用いる事は、紙の大きさや紙質に影響されずに、PDF化を素早く行える為です。

3rdステップは、現金の入出金管理についてです。弊社からエクセルで作成したオリジナルの現金出納帳のご提供を行い入力方法の説明を行います。

6.継続的なサポートと改善

弊社は随時、お客さまとWebミーティングでコミュニケーションを密に取りながら、コミュニケーションエラーを無くす事に努め、必要に応じて業務フローや必要資料の再検討も行います。

お客様は経理のプロではない為、当初は必要な資料の認識がずれる事もあれば、必要なタイミングが分からない事も多い為、我々は病院を専門にしている経理業務のアウトソーシング会社としてお客様をリードする事が大切な役割と考えています。

アウトソーシングをスタートして3か月で最低限の安定性を確保し、6か月を目途にお客様のご負担を最小化し、品質を担保した安定性を社内基準としています。