経理の派遣スタッフの活用と経理業務のアウトソーシング会社の活用のそれぞれの特徴と有効な活用について説明をします。

派遣スタッフの有効な活用

派遣スタッフを有効に活用する為には、経理部門や財務部門に実務責任者がいて、その方が派遣スタッフに業務内容の説明や派遣スタッフが行った業務を確認する環境が絶対条件です。

しかしながら、実務責任者が不在の中で派遣スタッフを活用しているケースが多く、業務の質が崩れ2，3か月で試算表がぐちゃぐちゃな状態になるケースが多々見受けられます。

従って、派遣スタッフが有効に機能する為には、実務責任者のフォローがあるからこそ、業務が成り立つことを理解すべき点です。優秀な派遣スタッフであっても指示命令のもとで業務を行う為、実質的な責任者が不在な中、派遣スタッフに経理業務を任せる事がそもそも、活用方法に無理があります。

また、派遣スタッフが継続しないケースは、派遣スタッフにとっての環境が整っていない事が要因である事が考えられます。

経理や財務の責任者である部長や事務長が経理実務の経験者であれば、フォローが可能な場合もありますが、多くの場合、多忙な事が多い為、実務責任者が不在では病院の経理は派遣スタッフでは機能不全になる事例が多いように見受けられます。 期間的な側面から検討すると、数か月間限定であれば、アウトソーシング会社に依頼するよりも派遣スタッフを活用する方がスムーズで効果的です。

アウトソーシング会社の活用

アウトソーシング会社は数ヶ月限定での業務受託は行わない事が一般的です。それは、アウトソーシング会社は業務の質を担保し、責任を持って業務を受託する為ド短期の業務は不向きと考えられる為です。

派遣スタッフは使用する会計ソフトの使用経験の有無等は関係なく、業務が効率的であるかどうかも関係なく、指示のままに業務を行う事がその役割です。

例えば、病院経理の専業のアウトソーシング会社である弊社の場合は、経理代行業務のアウトソーシングを受託する際には、低価格で業務効率を高める為に、経理の仕組みそのものの見直し提案も行い、継続的・安定的・効率的に業務を行う事を業務範囲にしています。

特に低価格で品質を担保して業務を受託する為に、会計ソフトは「マネーフォワードクラウド会計」、債務支払いソフトは「Bakuraku受取請求書」の活用を行っています。

派遣スタッフの場合、院内の上長の業務指示に基づき業務を行う事に対して、アウトソーシング会社は受託した業務を適切に業務履行するが役割である事から、似て非なる業務と役割である事を理解認識した上で、当院の状況を鑑み、どの活用方法が有効な活用となるかを検討する事でミスマッチを無くする事できると考えます。

シンプルな考えを整理すると、スポットの場合は派遣会社、実務責任者が不在の場合はアウトソーシング会社に相談を行うという考え方が分かりやすい活用法です。

アウトソーシング会社は受諾した業務を適切に行う必要がある為、適切なタイミングで報告・連絡・相談を行い、不足資料がある場合や業務で支障が発生する可能性がある場合は、積極的なコミュニケーションを行い、業務が滞りなく行える努力と工夫を行います。

その為、アウトソーシング会社が期待レベルであるかどうかは医療・介護の業界慣行を熟知し、他病院の事例がどれくらいあるかを事前に確認する事で把握する事が出来ます。

まとめ

経理代行業務は特に取引先への支払業務を含む為、状況に応じてスクランブルで業務をスタート致しますが、通常は経理スタッフが退職する3か月前に相談をいただき双方に負担がかからないように組み立てを行います。 経理業務の継続性に不安を感じられた場合は、事前相談はどのアウトソーシング会社も無料で行っているケースがほとんどの為、まずはざっくばらんに相談をいただければと思います。