長らく病院の金庫番として経理業務を守ってきていただいた方の年齢が高齢化し、また、健康面で不安が出てきている事から経理スタッフの引継ぎ方の相談が増えています。理事長の承継テーマと合わせて経理スタッフの引継ぎも病院経営にとっては大きなテーマの一つです。

永年のキャリアのある経理スタッフであるほど、引継ぎの難しさ

今まで任せて安心だった経理スタッフであればあるほど、経理業務の引継ぎに難しさがあるケースが多いと感じます。その理由は、一人でオールマイティーに専門性の高い経理業務を行っていた為、経理経験の浅いスタッフへの引継ぎに対して、拒否感または強い嫌悪感を示す事がある為です。それは業務の秘匿性であったり、院内期限や法定期限に間に合わせる為に、一人で残業を繰り返してきて積み上げた仕事に対する強いプライドや自負心がある為です。これは税・財務・会計を真剣に行っているスタッフであれば、理解できる事です。

ただ、この事が経営的に良い事かというと当然良いわけがありません。人に仕事をつけてきた弊害とも考えられます。病院は組織で動いている為、固有の人に仕事を任せると前述した様に大きな課題としていつしか表面化します。

経理業務はどのような体制や仕組みがベストなのか

本来は複数スタッフで経理業務を行う体制や仕組みがベストです。一人のハイスキルの経理スタッフで業務を組み立てると、体調不良で支払業務が滞るリスクもあれば、前述したようにいつしか引継ぎの困難さが発生する可能性があります。その為、複数体制で経理業務をシェアする考えが有効です。さらには、経理業務だけでなく、管理部門をローテーションする仕組みが人材育成の視点においても有効です。一定規模以上の医療法人であれば複数体制やローテーションの仕組みもイメージが持てます。しかし、規模の小さな病院や介護事業等の事業展開を行っていない医療法人の場合は、経営的に十分な余裕がない為、スタッフを固定せざるを得ない事情も現実問題としてあります。

そこで着眼すべきポイントは、業務をシンプルに効率化する仕組みや体制と業務のマルチタスク化への取組みだと考えています。

デジタル化と自動連携する仕組み

非効率な手作業と繰り返しの業務を解消する事で業務スピードが格段にあがります。そうする事で時間的な余裕がうまれる為、マルチタスクが可能な状態となります。限られた利益と限られたマンパワーの中で管理部門の体制を整備することが可能となります。

具体的にはデジタルで自動連携する仕組みを導入することがポイントです。弊社が推奨する仕組みは、会計ソフトはマネーフォワードかfreee、請求書の受領ソフトはBakurakuです。しかし、経理スタッフは元来、保守的考えの方が多く、変化を嫌う傾向が多いと言われています。その為、従来の経理業務を変化させる事に対して、拒否権を発動させる等、変化を受容するハードルの高さがあります。しかし、若い世代や次世代のスタッフは仕訳入力はこうあるべきというこだわりが低く、デジタルアプリに対する抵抗感も低い為、経理業務の引継ぎのタイミングで並行して新しい仕組みを導入することにより、人間関係のトラブルを抑えながら新しい体制への移行を進める事が出来ているケースもあります。

経理業務を並走させることがポイント

次世代の経理業務を担うスタッフに20年前から続いているアナログ主流の経理業務の引継ぎをすると、引継ぎを受ける経理スタッフがその業務の非効率さゆえに、仕事が続かないケースがしばしばです。仕事が続かないとベテラン社員から、ほれ見たことかと、中途半端に仕事を投げ出すような事が続くと引継ぎの為に仕事量が増えるばかりの為、引継ぎをしない、または、仕事を任せないという引継ぎ体制する準備できないという悪循環が続いている病院の経理・財務部門もあります。

また、病院の経理業務は業界的に20年前に体制のまま進化していないことが多いように感じます。世の中の経理・財務部門は時代の変化に合わせたデジタル化への対応が進んでいます。その為、デジタル化された経理業務を経験したスタッフが、アナログ中心の経理業務の引継ぎを受けると、その非効率さを体感すると仕事のモチベーションがわかず業務が続かないのは当たり前の事象です。
ベテラン社員と次世代の経理スタッフと体制を分けて、3か月から半年をかけて経理業務を並走させることが有効な手段の一つです。

新しい仕組みで経理業務が軌道に乗り出すことで、ベテランスタッフが次世代の経理スタッフがデジタル化した仕組みを用いて、業務を効率的に行っている姿を見ることで、時代の移り変わりを実感する事で、次世代に対する心理的なハードルを下げて歩み寄られるケースも多くあります。
ベテランの経理スタッフには役割を変えていただき、後進の指導に当たっていただく事が出来れば、ベストな状態だと考えます。

終わりに

ハイスキルの経理スタッフの経験値をデジタル化で効率化出来る事と、アナログ的に伝承すべき事もある為、配慮を欠かすことなく、経理業務の引継ぎを行う事の支援を弊社は行っています。様々な背景があると思いますが、ホームページの問合せを通じてご連絡をお待ち致しています。